Đây là chu trình (cycle) chuẩn mực, được các nhà quản trị thường xuyên áp dụng, không chỉ trong hoạt động quản trị của mình, mà còn cả trong cách thức đánh giá các hoạt động quản trị của cấp dưới cũng như các cấp khác.

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp đang xây dựng hoặc áp dụng hệ thống ISO 9001, thì tiêu chuẩn PDCA gần như là bài học vỡ lòng không thể thiếu cho những người được đề cử trực tiếp tham gia trong nhóm dự án, cho các đánh giá viên nội bộ, cũng như cho các cấp quản lý có thể tham dự các buổi huấn luyện về ISO. Tuy nhiên, do mức độ đào tạo khác nhau, cũng như do trình độ, nhận thức của các chuyên viên chịu trách nhiệm đào tạo thuộc các tổ chức tư vấn ISO khác nhau, dẫn đến mức độ nhận thức và hiểu biết của nhiều người về chu trình này cũng khác nhau.

Nhận thức căn bản nhất về PDCA

Thông thường, những người có sự hiểu biết căn bản nhất về PDCA hiểu rằng khâu hoạch định là dành cho người quản lý, khâu thực hiện là dành cho nhân viên, khâu kiểm tra và đề ra cách khắc phục, phòng ngừa lại dành cho các cấp quản lý; cuối cùng khâu thực hiện những hành động khắc phục, phòng ngừa lại là của nhân viên. Với những nhận thức này, người nhân viên này chỉ có việc thực hiện mà không cần hoạch định hay kiểm tra gì cả. Sai sót hoặc những điểm không phù hợp chỉ có thể được phát hiện khi có người quản lý kiểm tra. Khi đó, chính người quản lý phải đưa ra giải pháp khắc phục và ngăn ngừa sự tái diễn. Ngược lại, người quản lý chỉ có quản lý và kiểm tra mà không phải làm gì. Nhận thức này dẫn đến sự hoạt động kém hiệu quả của chu trình khi các nhân tố hoạt động trong chu trình đều hoạt động tách biệt, thụ động và cứng nhắc.

Mô hình dưới đây mô tả về chu trình PDCA một cách căn bản nhất: 

Nhận thức nâng cao về PDCA
 

Mức nhận thức cao hơn về quy trình PDCA có thể khái quát trong quy trình dưới đây. Với nhận thức này, chúng ta thấy rằng ngay cả nhân viên, trong khâu thực hiện (Do) cũng phải đi qua tuần tự các bước lập kế hoạch (Plan), thực hiện (Do), rồi phải tự kiểm tra (Check) và tự khắc phục, phòng ngừa những điểm không phù hợp (Act) điều này làm tăng tính chủ động hơn cho nhân viên.

Họ biết cách tự lập những kế hoạch nhỏ cho riêng mình trước khi bắt tay vào làm, biết cách tự kiểm tra và tự khắc phục những lỗi nhỏ ngay tại chỗ thay vì cứ hễ gặp sự cố là thụ động ngồi chờ cấp trên hoặc bộ phận khác đến khắc phục. Nhận thức này thể hiện rất rõ trong các công ty sản xuất của người Nhật. Ở đó, ngay cả công nhân đứng máy cũng biết lập kế hoạch cho mình trước khi làm, biết cách kiểm tra sau khi làm và biết cách khắc phục các sự trợ giúp của bộ phận kỹ thuật hay của người giám sát.

Nhận thức đầy đủ về PDCA

Sơ đồ III thể hiện nhận thức đầy đủ nhất về chu trình PDCA. Từ sơ đồ này, chúng ta nhận thấy rằng tất cả các khâu trong chu trình chính đều phải thực hiện theo một chu trình PDCA phụ. Có nghĩa là mọi hoạt động từ hoạch định, thực hiện, kiểm tra, đến khắc phục, phòng ngừa, tự thân nó cũng phải đi theo một chu trình con là Plan – Do – Check – Act. Điều này giúp cho chu trình chính trở nên mạnh hơn, ít sai sót và hiệu quả hơn. Mỗi người, từ cấp quản lý đến nhân viên, tùy theo mức độ đều phải biết và thực hiện một cách đầy đủ chu trình này ngay trongtwngf hâu của mình. Chẳng hạn, bản thân việc hoạch định cũng phải đi qua bốn bước PDCA thì mới có thể cho ra đời những bảng kế hoạch hoàn hảo, không có hoặc có rất ít sai sót.

Triết lý PDCA với nhận thức ở mức độ đầy đủ như sơ đò này là hết sức cần thiết và phải được vận dụng xuyên suốt trong hoạt đọng của từng người, từng khâu trong hệ thống quản trị của tổ chức, doanh nghiệp. Triết lý ấy sẽ giúp cho các hoạt động cải tiến liên tục – vốn là đòi hỏi sống còn của tổ chức, doanh nghiệp – tự thân chúng đã được “lồng ghép” một cách hiệu quả trong từng chu trình mà không cần phải có sự kêu gọi, áp đặt, kiểm soát một cách tốn kém và có lúc gây áp lực một cách không cần thiết.
                                                                                        Theo: Thesaigontimes

• Muốn hưởng lương hưu tối đa: Phải đóng BHXH thêm 5 năm
• Xử lý hợp đồng lao động vô hiệu
• Năng suất lao động Việt Nam: Thấp do đâu?
• Nhân lực chất lượng cao lại "hot"
• Nhóm kiểm soát chất lượng - QCC (PI.QCC)