Khách mục tiêu phù hợp với sự kiện là những ai? Làm thế nào bảo đảm họ đến đông đủ? Dave Welty, Trưởng phòng sự kiện tại công ty quan hệ công chúng Maloney & Fox ở New York City cho biết: “Khách mời mục tiêu là những người tiêu dùng có sức ảnh hưởng, những người đã đầu tư và các đối tác có hứng thú với hoạt động hiện tại và kế hoạch tương lai của thương hiệu chúng tôi”.

Các bước thu hút khách mời phù hợp cho sự kiện doanh nghiệp:

Xác định khách mời mục tiêu phù hợp

Nếu tổ chức một sự kiện có quy mô lớn, bạn cần mời nhiều người hơn danh sách khách hàng thường xuyên của công ty.

Hãy tự hỏi: “Tôi muốn đạt được gì khi tổ chức sự kiện này?” Câu trả lời sẽ giúp xác định khách mời thích hợp. Ví dụ đó có thể là những khách hàng đã biết đến thương hiệu, muốn thử sản phẩm mới, và sẵn lòng giới thiệu sản phẩm mới cho bạn bè, người quen.

Welty gợi ý một sự kiện được đánh giá là thành công khi khách ra về cảm thấy hài lòng và doanh nghiệp tổ chức đạt được mục đích đã đề ra.

Hợp tác tổ chức

Nếu tổ chức một sự kiện có quy mô lớn, bạn cần mời nhiều người hơn danh sách khách hàng thường xuyên của công ty. Những lúc thế này, bạn cần tìm đối tác cùng tổ chức sự kiện. Tương tự như khi tìm đối tác khởi nghiệp, nếu không có ít nhất một người đồng ý góp thời gian và công sức cho ý tưởng của bạn thì làm sao thu hút hàng trăm, hàng ngàn người đến dự sự kiện.

Kết hợp với các tổ chức và doanh nghiệp khác thì sẽ tranh thủ được khách hàng của họ. Chọn đúng đối tác sẽ giúp tăng hiệu quả của sự kiện, thu hút thêm sự chú ý của giới truyền thông và khách hàng cho doanh nghiệp. Hãy để mắt đến các đối tác hoặc nhà tài trợ trong mạng lưới doanh nghiệp cùng ngành.

Giăng lưới rộng

Công ty nên mời nhiều gấp đôi, gấp ba số lượng khách mình muốn có mặt tại sự kiện. Ở những thành phố nhộn nhịp có nhiều người bận rộn, thì khả năng mất khách càng cao, đôi khi đến 50%, 70%.

Nếu đó là sự kiện miễn phí thì nên mời dư 40% khách. Nhưng nếu là sự kiện mà khách phải trả tiền tham dự thì nhiều khả năng lượng đăng ký ít những lượng tham dự thực tế lại nhiều.

Khi lập danh sách khách mời danh dự VIP thì hãy nghĩ đến các lãnh đạo đầu ngành, bởi vì chính họ cũng là nam châm thu hút người tham dự.

Chọn địa điểm vàng

Địa điểm tổ chức sự kiện, nếu không phải là quan trọng nhất, thì cũng là một trong những điều quan trọng nhất.

Khi tổ chức sự kiện tại các thành phố lớn thì phải tính toán giải pháp phương tiện giao thông, đồng thời, cân đối thời gian để khách có thể đến đúng giờ… Họ đi thẳng từ phòng làm việc đến nơi tổ chức sự kiện một cách dễ dàng? Sau khi sự kiện kết thúc, họ về nhà bằng cách nào? Không phải mọi người đều có xe; và không phải mọi người đều sẵn lòng đi chặ đường xa để tham gia sự kiện.

Giữ liên lạc

Nếu hôm nay bạn đã tổ chức một sự kiện thành công thì hẳn bạn sẽ muốn họ lại đến dự nhiều lần sau này nữa. Sau đây là vài điều bạn có thể cân nhắc áp dụng để giữ liên lạc với các khách mời:

- Khảo sát cảm nhận và đánh giá của khách mời sau sự kiện và điều chỉnh thích hợp để cải tiến dần. 
- Làm trung gian kết nối các vị khách trong và sau sự kiện. 
- Lập trang Facebook hay Twitter cho khách cùng lên để thảo luận, trò chuyện sâu hơn về sự kiện đã diễn ra, đồng thời, kích thích họ háo hức chờ đón thông tin của sự kiện tiếp theo.

• Kinh nghiệm đưa sản phẩm mới ra thị trường
• Chiến dịch marketing tìm việc và 5 chứ P quan trọng
• Học cách 'tấn công' khách hàng của Obama
• Nghệ thuật đàm phán: Lạt mềm buộc chặt
• "Lấy lòng" người tiêu dùng trong thế kỷ 21