Hình ảnh thường thấy của bất kì một doanh nhân nào là những chiếc điện thoại, laptop luôn ở trạng thái sẵn sàng giao tiếp, liên lạc với đối tác kinh doanh. Nhưng khi tất cả diễn ra đồng loạt và cần được tiến hành ngay lập tức như trả lời điện thoại, kiểm tra email, tìm kiếm thông tin cho công việc, gửi thông điệp tới khách hàng… họ sẽ gặp đôi chút rắc rối, lúc đó người trợ thủ  sẽ giữ các mối kết nối thông suốt và hỗ trợ cho họ một cách tích cực.

Là những người luôn luôn bận rộn với các mối quan hệ, công việc, doanh nhân trẻ sẽ luôn cảm thấy khó có thể quán xuyến được hết các vấn đề ở bên ngoài cũng như bên trong công ty. Trong trường hợp vắng mặt dài ngày, họ sẽ cần có một người tin cậy để giúp giữ các kế hoạch chạy đúng tiến độ, doanh nghiệp vẫn duy trì được sự tập trung, ổn định cần thiết. Điều đó không đồng nghĩa là doanh nhân trẻ không giải quyết được các rắc rối nếu thiếu trợ thủ, nhưng sẽ thật khó để làm tốt các vấn đề đối ngoại hay thương thảo hợp đồng nếu họ bị phân tâm xử lý những chuyện ngoài lề như vậy.

Một trợ thủ có nhiều kinh nghiệm ứng phó với bất kì tình huống phát sinh, biết cách tổ chức, sắp xếp công việc khoa học luôn là người tin cậy cho doanh nhân trẻ. Người trợ thủ giỏi sẽ giúp họ ưu tiên thứ tự các công việc cần giải quyết trong ngày, trong tuần, theo tháng. Đến hẹn gặp đối tác với trang phục, thái độ như thế nào để tạo sự tự tin, trang trọng và phù hợp với không khí của buổi gặp gỡ. Họ là người quan tâm đến từng chi tiết nhỏ nhất cho công việc của doanh nhân trẻ, khuyên bạn nên bắt đầu và kết thúc công việc vào lúc nào, thậm chí ngay cả việc thúc giục lãnh đạo của mình ăn trưa đúng giờ. Ngay cả khi diễn ra kì nghỉ của công ty, người trợ thủ tốt của doanh nhân trẻ vẫn không cho phép mình được nghỉ ngơi, họ vẫn tiếp tục làm việc và giúp doanh nhân duy trì nhịp độ công việc, cũng như tổ chức lịch làm việc ngay sau đó.

Đôi khi, các doanh nhân trẻ tham công tiếc việc hay thiếu tin tưởng trợ thủ của mình và can thiệp một cách thiếu tôn trọng vào công việc của họ sẽ khiến cho mọi việc rối tung lên. Điều này gây bất lợi trước tiên cho lợi ích của doanh nghiệp, sau đó ảnh hưởng đến tiến trình công việc và cuối cùng là gây ra sự rạn nứt trong mối quan hệ giữa hai bên. Người trợ thủ đắc lực sẽ luôn cùng nhìn về một hướng với doanh nhân trẻ, nhưng với các kĩ năng và sự thành thạo về cuộc sống, họ sẽ có các ý kiến hợp lý, những lời khuyên hữu ích dành cho doanh nhân trẻ trong trường hợp có đôi chút khúc mắc trong cách giải quyết vấn đề. Đồng thời, họ luôn để mắt tới bất kì một hoạt động nào của doanh nhân trẻ để kịp thời điều chỉnh, tránh những kết quả không như mong muốn. Người trợ giúp chân thành luôn ở đằng sau hỗ trợ nhiệt thành và hết mình ủng hộ doanh nhân trẻ. Họ sẽ giúp doanh nhân trẻ giữ được trạng thái cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Những người trẻ tuổi luôn tiến về phía trước với tốc độ nhanh và không kịp quan sát, nắm bắt những gì đang diễn ra.

Khi nào thì doanh nhân trẻ biết được rằng đã tìm đúng người giúp mình, có vài điểm đáng lưu tâm như quan điểm, thái độ, kĩ năng tổ chức hành chính và quản lý thời gian, khả năng làm việc theo nhóm. Doanh nhân trẻ rất cần nắm rõ người trợ lý có suy nghĩ nghiêm túc, tích cực về trách nhiệm cũng như quyền lợi của mình hay không. Họ có khả năng để theo kịp tiến trình cũng như cường độ làm việc của doanh nhân không, có sự am hiểu về lĩnh vực mà doanh nghiệp đang làm hay là kĩ năng thiết lập và duy trì các mối quan hệ rộng rãi, giải quyết những vướng mắc nhanh nhẹn và gọn gàng không. Tất cả những yếu tổ này phải hội tụ đầy đủ thì doanh nhân trẻ mới có thể an tâm rằng mình đã chọn lựa thành công một trợ thủ, hơn thế nữa là một người bạn đồng hành tin cậy trong công việc.

Bài viết SAGA giới thiệu trên Báo Doanh nhân Sài Gòn cuối tuần số 295 , ra ngày 10/4/2009. 

www.SAGA.vn l Trần Dũng - DNSGCT

• Tuyển dụng thời suy thoái
• Giữ vững tinh thần và gieo kỳ vọng
• “Doanh nghiệp Việt Nam đang mất dần nhân tài"
• Giải bài toán chi phí nhân sự
• Nỗi lo nguồn nhân lực