CHUẨN BỊ PHỎNG VẤN
1. Hiểu rõ chủ đích của cuộc phỏng vấn: Tuyển dụng những nhân viên có trình độ và khả năng phù hợp với công việc chính là mục tiêu của hoạt động “săn đầu người” nói chung, nhưng đó không nhất thiết phải là chủ đích của những câu hỏi được đặt ra trong cuộc phỏng vấn. Việc tiếp xúc, trò chuyện với ứng viên chỉ là cơ hội để bạn gặp gỡ với nhân viên tiềm năng, tìm hiểu tính cách của họ, đánh giá các điểm mạnh và điểm yếu của họ, xác định xem họ có phù hợp với văn hoá công ty hay không.
2. Cân nhắc lại chiến lược và kế hoạch phỏng vấn của bạn: Kiểu câu hỏi chung chung như “Bạn hình dung thử xem mình sẽ như thế nào trong vòng năm năm tới?” thường không đem lại cho bạn nhiều thông tin về ứng viên. Trong khi điều bạn quan tâm là ứng viên sẽ hành động như thế nào ở một vị trí công việc cụ thể trong những tình huống cụ thể, thì những câu hỏi như vậy hoàn toàn không thích hợp. Để sàng lọc và tuyển dụng được những nhân viên tài năng, bạn phải đưa ra được các chiến thuật phỏng vấn khôn khéo và thông minh để khám phá mọi khả năng, trình độ, điểm mạnh và điểm yếu của các ứng viên.
3. Xây dựng một danh sách các kỹ năng mà bạn mong muốn ở các ứng viên: Chỉ sau khi bạn biết chắc rằng mình đang tìm kiếm những kỹ năng nào ở ứng viên (dễ thích ứng với tập thể, có thể chịu được áp lực lớn của khối lượng công việc, kiên nhẫn, sáng tạo…), bạn mới có thể đưa ra được những câu hỏi sáng suốt, thông minh và đem lại nhiều thông tin cần thiết.
4. Lập danh sách các câu hỏi phỏng vấn: Sau khi đã liệt kê các kỹ năng cần thiết cho công việc, bạn cần lên danh sách các câu hỏi mà bạn có thể cần đến trong thời gian phỏng vấn ứng viên. Bạn nên chú ý đặt nhiều câu hỏi mở để khuyến khích ứng viên hé lộ những chi tiết liên quan đến tính cách cá nhân và kinh nghiệm làm việc trước đây của họ. Ngày nay, nhiều nhà tuyển dụng sử dụng các câu hỏi dựa trên hành vi (behavior-based questions) để tìm hiểu cách thức ứng viên giải quyết các tình huống khó khăn giả định, từ đó xác định xem họ sẽ phản ứng như thế nào với các tình huống tương tự trong tương lai. Ví dụ câu hỏi: “Hãy kể về những lần anh/chị không hoàn thành công việc theo đúng thời hạn đề ra. Hậu quả của việc đó là gì và anh/chị giải quyết vấn đề này như thế nào” sẽ rất có ích cho bạn.
5. Kiểm tra lại danh sách các câu hỏi phỏng vấn: Hãy xem xét lại một lần nữa danh sách các câu hỏi phỏng vấn mà bạn định đặt ra cho ứng viên. Một danh sách có sự phối kết hợp giữa các câu hỏi dựa trên quan điểm (opinion-based), câu hỏi dựa trên niềm tin (credential-based), câu hỏi dựa trên kinh nghiệm (experience-based) và câu hỏi dựa trên hành vi (behavior-based) sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về kiến thức chuyên môn và tính cách của các ứng viên.
6. Nói trước với ứng viên về phương thức phỏng vấn: Sau khi tự giới thiệu về bản thân và về công ty, bạn hãy nói cho ứng viên biết cấu trúc cơ bản của cuộc phỏng vấn nhằm giúp họ bớt căng thẳng và lo lắng. Khi ứng viên cảm thấy thoải mái, nói chuyện tự nhiên và trả lời chi tiết cho các câu hỏi của bạn, nghĩa là bạn có thể nhận được những thông tin chuẩn xác và đầy đủ về anh ta/cô ta.
7. Chuẩn bị để trả lời các câu hỏi của ứng viên: Hãy đảm bảo rằng bạn có đủ thông tin về công ty để trả lời các câu hỏi của ứng viên. Họ có thể hỏi về các chức năng kinh doanh của công ty, về số lượng nhân viên, về kế hoạch kinh doanh trong tương lai, về văn hoá công ty hay bất cứ thông tin nào khác. Bạn nên mang tới nơi phỏng vấn một số tài liệu hay tờ rơi giới thiệu về công ty, đồng thời chuẩn bị các thông tin liên quan đến lịch sử và hoạt động kinh doanh của công ty.
8. Ghi chép: Khi tiến hành phỏng vấn, bạn cần phải có kỹ năng lắng nghe và ghi nhớ thật tốt. Tuy nhiên việc ghi chép không bao giờ thừa cả. Bạn hãy ghi lại vắn tắt các thông tin chủ yếu của cuộc phỏng vấn, lưu ý tới bất kỳ hành động nào mà bạn cho là đặc biệt, khác thường, cùng những nhận xét sơ lược về từng ứng viên. Việc ghi chép này còn giúp bạn có cơ sở để so sánh các ứng viên với nhau khi đến thời điểm ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Wessley Grove, chuyên gia nhân sự cấp cao của ngân hàng Chase Mahattan Bank đã nói: “Chúng tôi không đi tìm bản sao của các sinh viên ưu tú, mà chúng tôi cần người có những điểm mạnh và phẩm chất mà chỉ có một người yêu thích công việc mới có thể đem lại công việc của mình. Họ đồng thời cũng phải là người am hiểu lĩnh vực hoạt động và giá trị văn hoá của công ty. Những người như vậy luôn thu hút chúng tôi bằng khả năng lao động trong môi trường của chính họ. Tại buổi phỏng vấn tuyển dụng, bạn sẽ nhận diện được ứng viên nào là người mang trong mình những đặc tính đó”. Và khi bạn tìm ra được ứng viên đó tức là cuộc phỏng vấn của bạn đã thành công.
TRÌNH TỰ PHỎNG VẤN
Chúng ta đều biết phỏng vấn là một trong những phương pháp tuyển chọn ứng viên của nhà tuyển dụng. Và bất kì một ai sau khi nộp đơn xin việc mà vượt qua được vòng sàng lọc hồ sơ thông thường sẽ được nhà tuyển dụng mời đến để phỏng vấn.
Phỏng vấn tuyển dụng không chỉ nhằm tìm hiểu thêm trình độ, kĩ năng của ứng viên mà còn là sự quan sát, tìm hiểu kĩ năng giao tiếp, tính cách của ứng viên đó. Do vậy việc nắm bắt rõ trình tự một cuộc phảng vấn tuyển dụng ứng viên là điều rất quan trọng đối với những người đang và sẽ tìm việc làm.
Nhìn chung một cuộc phỏng vấn tuyển dụng ứng viên gồm các bước sau:
Bước 1: Giới thiệu những người phỏng vấn và trình tự làm việc của buổi phỏng vấn.
Đối với những người được phỏng vấn thì việc chú ý những thông tin này là rất quan trọng. Nó bước đầu tạo cho bạn sự chủ động trong cuộc phảng vấn. Và có thể bạn sẽ có những nhận định chủ quan ban đầu về tính cách của những người phỏng vấn và cảm nhận được bầu không khí của buổi phỏng vấn.
Bước 2: Người phỏng vấn giới thiệu về doanh nghiệp và giải thích về công việc.
Bạn là người được phỏng vấn cũng cần chú ý đến những thông tin này. Bởi những thông tin về doanh nghiệp và công việc thường là những câu hỏi hay gặp trong nội dung chính của cuộc phỏng vấn. Ví dụ: Anh/ chị biết được gì về công ty chúng tôi? Anh/ chị có biết nhiệm vụ chính của công việc này là gì không?
Bước 3: Người phỏng vấn đặt các câu hỏi nhằm làm rõ thông tin trong hồ sơ ứng viên.
Đây là bước để các nhà tuyển dụng thẩm định lại độ chính xác các thông tin trong hồ sơ xin việc của bạn. Câu trả lời của bạn ăn khớp với những thông tin trong hồ sơ sẽ tạo được ấn tượng tốt ban đầu đối với nhà tuyển dụng.
Bước 4: Phần chính của cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn đặt các câu hỏi( Câu hỏi hành vi và câu hỏi tình huống) nhằm đánh giá khả năng và sự phù hợp của ứng viên.
Đây là lúc quan trọng nhất để bạn thể hiện mình. Bạn ứng xử một cách thông minh, nhạy bén, tự tin chắc chắn sẽ ghi điểm rất cao đốI vớI các nhà tuyển dụng. Bạn nên chú ý trả lời đúng trọng tâm câu hỏi, tránh vòng vo.
Bước 5: Ứng viên đặt câu hỏi.
Viêc bạn đặt câu hỏi cũng phải thật khéo léo. Bạn cần chú ý thể hiện đươc sự quan tâm của bạn đến sự phát triển của công ty- nơi bạn xin việc.
Bước 6: Kết thúc phỏng vấn, người phỏng vấn tóm lại các thông tin và thông báo với ứng viên về bước tiếp theo.
Bước 7: Người phỏng vấn dẫn ứng viên đi thăm doanh nghiệp (nếu thích hợp). Thông thường thường rất ít xảy ra ở Việt Nam. Chỉ khi bạn đươc hội đồng tuyển dụng quyết định tuyển chọn thì khi đó việc dẫn ứng viên đi thăm doanh nghiệp sẽ là giai đoạn hướng dẫn ứng viên hội nhập trong quá trình tuyển dụng.
XU HƯỚNG MỚI
Ngày nay, người tìm việc dễ dàng tìm hiểu thông tin cũng như cách thức để đối mặt với nhà tuyển dụng trên các website hỗ trợ người tìm việc. Vì vậy, xu hướng phỏng vấn ngày nay cũng thay đổi.
Tạo áp lực trực diện
Các nhà tuyển dụng đã sáng tạo ra nhiều phương pháp nhằm tìm kiếm những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc.
Cách thức: Thay vì hỏi ứng viên cách họ đương đầu với "stress", người phỏng vấn sẽ yêu cầu ứng viên đưa ra ví dụ cụ thể về những tình huống áp lực trong quá khứ. Người phỏng vấn thường lái những câu hỏi theo hướng khó hơn và đòi hỏi ứng viên phải trả lời đầy đủ hơn. Họ cố tình tạo áp lực để ứng viên cảm thấy không được thoải mái và lảng tránh trả lời những câu hỏi mà họ đặt ra.
Mục tiêu: Không tốn thời gian vào những kinh nghiệm và thông tin đã qua, người phỏng vấn chủ yếu tập trung nói đến trách nhiệm cụ thể của ứng viên với công việc mà họ muốn xin vào. Câu hỏi của họ xoay quanh những kỹ năng và phẩm chất liên quan trực tiếp đến công việc trong tương lai của ứng viên.
Tình huống: Không đặt những câu hỏi chung chung mà đưa ra những tình huống cụ thể nảy sinh trong công việc. Câu trả lời của ứng viên sẽ được cân nhắc dựa trên những tiêu chuẩn mà họ đã đặt ra.
"Stress" phỏng vấn: Cố tình đặt ra những câu hỏi trực tiếp, dưới nhiều chủ đề khác nhau và các câu hỏi được đặt ra nhanh và liên tục nhằm tạo áp lực lên ứng viên đồng thời quan sát cách anh ta phản ứng lại tình huống căng thẳng như thế nào.
Đoán tương lai qua quá khứ
Mục đích đằng sau tất cả những câu hỏi trên là dựa vào những hành động trong quá khứ để đánh giá việc làm trong tương lai. Chính vì vậy, ứng viên cần chuẩn bị thêm những chi tiết về cách cư xử và hành động đã qua của mình trong công việc, giao tiếp, cách giải quyết vấn đề cũng như những kỹ năng tổ chức và lãnh đạo của mình.
Ngoài ra, các nhà tuyển dụng đã bắt đầu áp dụng phần mềm vi tính giúp họ chọn lọc ứng viên trong giai đoạn đầu. Công ty phần mềm máy tính Mỹ Aspen Tree cho biết đã giúp hơn 80 công ty ở Mỹ phỏng vấn khoảng 1,5 triệu ứng viên dự tuyển trong vài năm gần đây.
Theo đó, người dự tuyển phải trả lời những câu hỏi cài sẵn trên máy tính. Sau đó, máy tính sẽ tập hợp tất cả những thông tin về sự hiểu biết, lai lịch, năng lực của từng người và chuyển đến nhà tuyển dụng. Với cách này, nhà tuyển dụng dễ dàng chọn lọc những hồ sơ thích hợp.
 

• Một số mô hình quản lý chiến lược nguồn nhân lực
• Nắm rõ nhu cầu là sự thông minh cần có của người làm Marketing
• Khi nào công ty bạn là “nơi nhân tài lựa chọn” ?
• Bí quyết quản lý hiệu quả nguồn nhân lực
• 10 sai lầm thường gặp của sinh viên khi tìm việc