Khi mà các nhân viên sử dụng email, tin nhắn, công cụ trò chuyện trực tuyến (chat) hay các diễn đàn dành cho những cuộc giao tiếp không chính thức, các phòng nghỉ giải lao, phòng ăn và nhà bếp trong thế giới kinh doanh bắt đầu trông như những di tích của một thời đại analog.

Hãng điều tra thị trường Gensler đã tiến hành một cuộc điều tra trực tuyến và thấy rằng có tới 2/3 các nhân viên văn phòng tại Mỹ tin rằng họ sẽ làm việc hiệu quả hơn khi được tiếp xúc gần gũi với các đồng nghiệp mỗi ngày. Và có đến 30% số người được hỏi nói rằng môi trường làm việc của họ hiện không khích lệ được các giao tiếp và cộng tác tự nhiên - một yếu tố mà khiến nhiều công ty phải suy nghĩ lại môi trường làm việc của mình.

Trong một vài trường hợp, điều này liên quan tới việc bố trí sao cho hai nhân viên có thể gặp gỡ nhau hoàn toàn riêng tư. Hay các trường hợp khác đó là một sân bóng rổ của công ty cho các cuộc vui đùa.

Dù thế nào, mục tiêu luôn là duy nhất: để đẩy mạnh giao tiếp giữa các đồng nghiệp công ty và nâng cao lợi nhuận kinh doanh từ những ý tưởng sáng tạo và tinh thần làm việc cao.

“Có rất nhiều lý do hợp lý để có những khu vực giao tiếp không chính thức”, Jay Brand, nhà tâm lý học kinh doanh tại hãng sáng tạo Haworth, Mỹ, cho biết. Jay khuyên các công ty nên thận trọng lên các kế hoạch cho những khu vực này và xác định những giá trị nào được các nhân viên mong đợi để đem lại sự thoả mãn và hiệu suất công việc cao hơn.

Theo Jay, việc gia tăng các giao tiếp chính thức và ngẫu nhiên trong công ty về dài hạn sẽ đem lại không ít lợi ích.

Giám sát công sở và Phản hồi của nhân viên

Một số công ty đã dành hàng tháng trời để thăm dò các nhân viên để biết được các cuộc trao đổi, họp bàn diễn ra như thế nào và ở đâu là thích hợp nhất. Thách thức sau đó chính là cân bằng được các phản hồi này với thực tế.

Gervais Tompkin, giám đốc hãng thiết kế Gensler, cho biết: “Khi mọi người nói với bạn về những gì họ làm tại công sở, họ đang nói với bạn những gì họ tin tưởng hay mong muốn được làm”. Gensler và nhiều công ty thiết kế khác thường tiến hành điều tra với sự giám sát công sở, chẳng hạn như đi lại xung quanh văn phòng khoảng 1 hoặc 2 giờ một lần để xem các nhân viên đang làm gì.

Đó cũng là cách thức được hãng thiết kế nội thất và kiến trúc VOA áp dụng khi phải tiến hành cấu trúc, sắp xếp lại văn phòng làm việc vốn khá thảm hại và lộn xộn. Sau 16 năm không có thay đổi gì trong văn phòng làm việc trong khi tiếp nhận hàng trăm nhân viên mới, VOA nhận thấy đã đến lúc có chiếc áo mới.

Vì vậy, các nhà quản lý của VOA có các cuộc gặp riêng với hầu hết các nhân viên và thường xuyên dạo quanh văn phòng làm việc của hãng. VOA cũng tổ chức các cuộc bàn thảo quy mô lớn để có được sự đồng thuận đối với vài thiết kế quan trọng, chẳng hạn như kiểu không gian cộng đồng nào sẽ thích hợp.

Những thay đổi không gian cho các tập thể

Một trong những lời phàn nàn phổ biến nhất đó là cách bố trí sắp xếp hiện tại không tạo điều kiện thuận lợi cho các giao tiếp xã hội trong công ty. Robert Skelton, giám đốc hành chính của VOA: “Kể từ khi lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, nhiều nhân viên đã lên tận sân thượng để hút thuốc và họ thích thú điều này. VOA đã lên kế hoạch thiết kế các phòng nhỏ tại các góc của văn phòng làm việc – nơi mà các nhân viên có thể nhâm nhi chén cà phê hay nấn ná lại trò chuyện với nhau”.

Một sự quan sát nữa mà VOA nhận ra đó là trong khi hầu hết các công việc tại hãng được thực hiện qua các nhóm nhỏ tối đa 5 người, thì chỉ có duy nhất một nơi để mọi người họp bàn: phòng hội thảo lớn và chính thức.

“Không có nơi nào cho 5 người gặp gỡ cả”, Robert Skelton nhận định. Do đó, VOA cũng cho xây dựng nhiều phòng họp nhỏ hay các góc hóc mát – nơi hoàn hảo cho các cuộc thảo luận không chính thức giữa các thành viên tập thể.

Giờ đây tại VOA các nhóm nhân viên 5 người thường xuyên gặp gỡ đến nỗi các phòng nhỏ phải được đăng ký trước hàng tuần. Và Robert cho biết ông phải sử dụng các “chỗ kín đáo” trong hành lang một cách thường xuyên do mọi nhân viên quá gần gũi với ông. “Nếu ai đó muốn bàn bạc và không muốn ngắt quãng công việc của người khác, họ sẽ đến những chỗ kín đáo riêng biệt sẵn có”, Robert cho biết.

Ngắt quãng cho giải trí và các trò chơi

Những không gian chung quy tụ mọi người gần gũi với nhau trong công việc có thể rất thuận tiện, song đôi lúc việc tạo ra cảm giác của khoảng cách cũng không kém phần quan trọng.

Đó là những gì các nhà quản lý tại hãng Principal Financial Group áp dụng sau khi nghe thấy nhiều lời phàn nàn từ các nhân viên rằng văn phòng làm việc tại trụ sở chính quá căng thẳng và sức ép. Từ đấy, “High Street Retreat” (Rút lui xa lộ) - một câu lạc bộ thể thao nhân viên rất gần với văn phòng làm việc – đã ra đời. Nó được thiết kế cho rất nhiều môn thể thao, trò chơi khác nhau, như pinball, bóng đá mini, hockey, sách vở, máy bán đồ,...

Câu lạc bộ đem lại cho các nhân viên cơ hội để tạm dừng suy nghĩ về công việc trong khi giải trí vui chơi - một điều mà theo CEO Rhonda Clark-Leyda là thực sự giá trị với họ và với công ty.

“Các nhân viên cảm thấy thoả mãn và làm việc hiệu suất hơn, còn công ty được tận hưởng doanh thu gia tăng, giảm các chi phí liên quan tới stress và nhân viên xin nghỉ phép”, Rhonda cho biết.

Những trợ giúp nhãn hiệu và tuyển dụng

Những khu vực giải trí, thư giãn sáng tạo có thể đem lại cho các nhân viên cơ hội giao tiếp với nhãn hiệu công ty. Một tập thể sáng tạo nội bộ đã thiết kế môi trường làm việc mới tại Zune, một công ty âm nhạc di động trực thuộc Microsoft. Cảm hứng từ thẩm mỹ và thiết kế của máy nghe nhạc Zune, các nhân viên đã xây dựng một không gian được thiết kế nhằm hợp nhất các nhân viên với môi trường và trải nghiệm âm nhạc.

Có một khu DJ trong phòng cà phê - nơi mà các nhân viên có thể trình diễn năng khiếu DJ âm nhạc của mình hàng tuần trong cuộc thi “Release Your Inner DJ”. Không chỉ vậy, bất cứ nơi nào trong không gian làm việc cũng mang dấu ấn của âm nhạc, của máy nghe nhạc June và của những âm thanh du dương. “Chúng tôi muốn mang nhãn hiệu tới cuộc sống của từng nhân viên”, Jason Reindorp, giám đốc tiếp thị của Zune, cho biết.

Và những không gian làm việc, mang tính cộng tác còn thu hút nhiều nhân viên triển vọng đến làm việc. Với suy nghĩ đó, hãng PopCap Games, Mỹ đã thiết kế các cuộc phỏng vấn tuyển dụng hết sức đặc biệt, theo đó các ứng viên thấy được căn phòng giải trí (rumpus room) được trang bị đầy đủ các máy Xbox, máy chơi bóng đá, chơi pingpong, các trường kỷ thư giãn và nguồn nước giải khát vô tận.

Khi truyền cảm hứng như vậy cho các nhà thiết kế video game trong tương lai tại PopCap, chứng kiến nhiều nhân viên chơi game vui nhộn, họ không thể không muốn gia nhập PopCap. Rõ ràng một môi trường làm việc như vậy không tồi chút nào, đúng như đồng sáng lập viên kiếm CEO của PopCap cho biết: “Mọi người thốt lên rằng: Thật tuyệt vời, không ở đâu như vậy”.

• Bạn có khả năng lãnh đạo?
• Xây dựng hệ thống nhân sự
• Hãy giúp nhân viên phát triển cùng doanh nghiệp
• Làm lãnh đạo chẳng sướng chút nào
• Tập để đừng ác cảm với nhân viên