Giữ các chi phí ở mức trung bình của ngành

Có rất nhiều bài phân tích trên các phương tiện thông tin đưa ra các chỉ số tài chính trung bình của ngành công nghiệp hàng năm hoặc định kì. Các doanh nghiệp có thể thu thập hoặc mua lại. Các hiệp hội kinh doanh cũng có các hoạt động nhằm cung cấp các chỉ số tài chính trung bình cho các thành viên của mình. Ví dụ nếu doanh nghiệp của bạn là hội viên của Hiệp hội các doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà Nội, thì bạn sẽ được cung cấp rất nhiều thông tin liên quan đến ngành công nghiệp của mình thông qua Ban Hợp tác quốc tế, thông tin và các hoạt động chuyên đề.

So sánh các chỉ số tài chính cho phép doanh nghiệp xác định những yếu tố chi phí bất hợp lí so với các doanh nghiệp khác trong cùng ngành. Giảm thiểu được những chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh.

Xác định khoản chiếm nhiều chi phí nhất

Tất cả các khoản mục chi phí trên báo cáo thu nhập phải được kiểm tra để nhận ra các cơ hội giảm bớt chi phí. Những nơi cần kiểm tra trước hết là những khoản chiếm tỉ lệ cao nhất so với doanh số bán hàng -- đây thường là chi phí hàng bán. Ví dụ, nếu chi phí hàng bán chiếm 50% doanh số bán, giảm được 10% chi phí này sẽ khiến tổng chi phí giảm được 5%. Có thể so sánh với một số chi phí cố định trong hoạt động như chi phí lãi vay, tiền thuê nhà xưởng, chi phí khấu hao, thường chiếm từ 5 - 10% doanh số bán hàng. Nếu doanh nghiệp giảm 10% chi phí của những khoản này, thì tổng chi phí chỉ giảm được 1%. Vì vậy việc xác định khoản mục tốn chi phí nhất sẽ hướng dẫn cách phân bổ thời gian và nguồn lực vào việc giảm chi phí sao cho hiệu quả nhất.

Nhóm mua hàng

Trên thị trường phần lớn là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (có rất ít các doanh nghiệp quy mô lớn) vì vậy các doanh nghiệp với quy mô như vậy khó có thể mua được hàng chiết khấu do số lượng mua chưa đạt được độ lớn yêu cầu. Một phương pháp để giảm chi phí mua hàng đó là tham gia hoặc tạo ra các nhóm mua hàng cùng với những doanh nghiệp khác để cùng mua những sản phẩm giống nhau (các doanh nghiệp không cạnh tranh trực tiếp với nhau). Biện pháp này sẽ giúp doanh nghiệp mua được hàng chiết khấu do mua với số lượng lớn mà có thể lại chọn được sản phẩm tốt hơn.

Hàng tồn kho

Hàng tồn kho (bao gồm: nguyên liệu đầu vào, hàng đang trong quá trình sản xuất, hàng thành phẩm) có một số chi phí liên quan ngoài giá mua vào đơn thuần. Nếu lượng hàng tồn kho được giảm xuống mà doanh số bán vẫn được duy trì, thì sẽ có ảnh hưởng tốt đến lợi nhuận.

Chỉ số vòng quay hàng tồn kho là một thước đo hiệu quả mối quan hệ giữa hàng tồn kho và doanh số bán. Chỉ số này được tính bằng công thức:

• Chỉ số cao thường có nghĩa rằng doanh nghiệp bán hàng tốt và sử dụng hàng tồn kho hiệu quả. Tuy nhiên, chỉ số cao cũng có thể có nghĩa rằng doanh nghiệp đang đánh mất một số cơ hội doanh thu bởi vì những mặt hàng khách hàng đang có nhu cầu không còn để bán.
• Chỉ số thấp thường có nghĩa rằng doanh nghiệp bán hàng kém và hàng tồn kho đang vượt mức cho phép. Tuy nhiên, tùy từng hoàn cảnh và thời gian, doanh nghiệp sẽ biết đâu là lượng hàng tồn kho tốt nhất.

Công thức tính lượng hàng tốn kho tối ưu nhằm giúp đặt hàng hiệu quả: 

Trong đó:

• r = số đơn vị được sử dụng hoặc bán trong 1 thời kì
• o = chi phí đặt hàng
• c = chi phí dự trữ hàng tồn kho/1 đơn vị/1 thời kì.

Công thức này so sánh chi phí của việc đặt hàng tồn kho với chi phí dự trữ hàng tồn kho và xác định điểm chi phí tối thiểu, vì vậy giúp cân bằng 2 loại chi phí. Công thức cho phép tính số đơn vị hàng đặt. Thời gian đặt hàng có thể được xác định dựa trên thời gian sử dụng hàng và thời gian cho đến khi nhận được hàng. Đối với một doanh nghiệp đang mở rộng, khi các đơn đặt hàng tăng lên, công thức này giúp xác định lượng hàng mới cần đặt.

Hợp đồng

Nếu hoạt động kinh doanh dựa trên các hợp đồng, hãy cân nhắc việc thương lượng thời gian trả tiền và giá phải trả. Kĩ thuật này giúp cải thiện dòng tiền mặt của doanh nghiệp. Việc này cũng giúp giảm bớt số tiền mặt phải sử dụng trong các hoạt động kinh doanh, vì vậy giúp giảm bớt chi phí tiền vay để trả. Thay vì yêu cầu trả tiền khi hợp đồng được hoàn thành, hãy lên kế hoạch trả tiền theo tháng hoặc theo tuần đối với từng phần công việc được hoàn thành.

Chi phí chung (overhead costs)

Giảm bớt chi phí chung, như tiền thuê nhà xưởng, trang thiết bị sẽ giúp giảm bớt điểm hòa vốn của doanh nghiệp (điểm tại đó doanh thu = chi phí). Khi điểm hòa vốn được giảm xuống, công ty có thể đạt được lợi nhuận sớm hơn và càng lời nhiều khi bán nhiều hàng. Khi doanh số tăng lên, phần lợi nhuận được giữ lại cũng lớn hơn. Một trong những bí quyết giúp quản lí chi phí chung là giữ các chi phí này ở mức độ hợp lí so với mức doanh số.

Thuê trang thiết bị

Thuê trang thiết bị là một cách giảm bớt chi phí bởi vì doanh nghiệp chỉ thuê khi cần sử dụng, hoặc doanh nghiệp không cần sử dụng thiết bị như vậy thường xuyên. Tuy nhiên một nhược điểm của việc đi thuê đó là trang thiết bị sẽ không được tính vào tài sản của doanh nghiệp và chi phí đi thuê thường đắt hơn so với chi phí nếu doanh nghiệp sở hữu thực sự trong một cùng thời gian như nhau.

Đào tạo nhân viên

Những doanh nghiệp đang mở rộng có nhu cầu nhân sự cao vì vậy vẫn chấp nhận những người thiếu kinh nghiệm vào làm và sẽ cần thời gian đào tạo. Có thể tận dụng các chương trình đào tạo miễn phí của Chính phủ giúp người lao động học tập thêm kĩ năng, ví dụ Đề án 191 của Chính phủ "Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT phục vụ hội nhập và phát triển giai đoạn 2005 – 2010". Việc phân trách nhiệm phù hợp với năng lực của người với vào, tự đào tạo bên trong tổ chức, hoặc khuyến khích người mới tự bản thân học tập thêm kĩ năng cũng là một cách tiết kiệm hiệu quả.

2. Giảm bớt chi phí bằng cách thay đổi tổ chức

Mở rộng

Việc mở rộng sản xuất có thể khiến chi phí cố định không đổi trong khi lượng sản phẩm sản xuất ra để bán lại tăng lên. Nếu doanh nghiệp phải tăng chi phí cố định để đạt được doanh số tăng lên thì cần phải cân nhắc một số vấn đề như tỉ lệ lợi nhuận so với chi phí hay mục tiêu của doanh nghiệp là gì để có quyết định hợp lí trong từng giai đoạn.

Đa dạng hóa

Đa dạng hóa sản phẩm thường được coi là một sự lựa chọn phát triển kinh doanh và một cách tiết kiệm chi phí hiệu quả. Thông thường lĩnh vực được sử dụng để đa dạng hóa nên liên quan đến hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.

Có hai loại đa dạng hóa: theo chiều dọc và theo chiều ngang.

• Đa dạng theo chiều dọc bao gồm việc mở rộng lên hoặc xuống trên kênh phân phối. Một ví dụ đó là một nhà sản xuất đã bán hàng cho nhà bán buôn độc lập và cũng bắt đầu hoạt động bán buôn của riêng mình.
• Đa dạng theo chiều ngang bao gồm việc sản xuất thêm các sản sản phẩm tương tự hoặc mở rộng thêm dây chuyền sản xuất tương tự. Ví dụ Vinamilk chỉ sản xuất sữa tươi, nay sản xuất thêm cả mặt hàng sữa đặc, sữa bột và sữa chua. Việc sản xuất các sản phẩm tương tự nhằm tận dụng nguồn nguyên liệu và trang thiết bị có sẵn sẽ giúp tiết kiệm chi phí rất hiệu quả.

Liên doanh

Liên doanh có thể là một phương pháp được sử dụng để làm giảm bớt chi phí mở rộng trong quá trình sản xuất, mua hàng và bán hàng. Mối quan hệ này cần được cân nhắc và xây dựng để cả hai bên đều có lợi ích bền vững. Chi phí được tiết kiệm thường là tổng chi phí cố định bởi vì những chi phí đó bây giờ được chia cho các bên.

3. Giảm chi phí bằng cách quản lí rủi ro

Các rủi ro luôn thường trực trong kinh doanh. Ở một doanh nghiệp ổn định, các rủi ro phải được kiểm soát, nhưng đối với một doanh nghiệp đang phát triển, các rủi ro có thể vượt qua tầm kiểm soát. Những sự việc không lường trước có thể gây thêm nhiều chi phí, ăn mòn dòng tiền mặt của công ty. Những rủi ro tiềm ẩn dưới đây và phương pháp giải quyết sẽ giúp giảm bớt ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Kiện tụng. Việc kiện tụng có thể là do công ty chưa tuân theo đúng luật hoặc bị một bên kiện cáo. Chi phí, thời gian, công sức giải quyết với những vấn đề này rất đáng ngại. Công ty có thể tìm hướng dàn xếp với bên còn lại. Nếu không đạt được kết quả có thể tìm gặp luật sư, hoặc cầu viện bảo hiểm trách nhiệm dân sự.

Vi phạm quyền sáng chế. Việc này xảy ra khi doanh nghiệp không biết rằng sản phẩm đã được cấp bản quyền sáng chế. Chủ sở hữu doanh nghiệp nên đăng kí bản quyền trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh. Một việc làm cần thiết nữa là doanh nghiệp nên tiến hành các biện pháp kiểm tra để đảm bảo rằng chưa có bất kì doanh nghiệp nào được cấp bản quyền đối với một sản phẩm tương tự như doanh nghiệp của bạn.

Máy móc hỏng hóc. Mua máy móc của hãng đáng tin cậy, có điều khoản bảo hành và bảo trì trong hợp đồng.

Rắc rối về nguồn cung. Để đảm bảo nguồn cung ổn định nên thiết lập mối quan hệ từ nhiều nhà cung cấp.

Tín dụng cho khách hàng. Để thiết lập mối quan hệ, đôi khi doanh nghiệp vẫn phải bán chịu cho khách hàng. Trước khi làm việc này cần cân nhắc khả năng trả nợ của khách.

Rủi ro của ngân hàng. Các ngân hàng thường được coi là nơi không rủi ro, nhưng tốt hơn hết là doanh nghiệp hãy kiểm tra mức độ uy tín của ngân hàng, và tìm hiểu báo cáo tài chính của ngân hàng, so sánh tổng số tiền gửi với tồng số tiền ngân hàng cho vay để xác định mức độ an toàn.

Rủi ro đối với nhân viên. Đóng bảo hiểm là cách an toàn để được bù đắp trong trường hợp người làm việc bị rủi ro tai nạn hoặc không còn khả năng làm việc.

Công đoàn. Nếu lương bổng hoặc điều kiện làm việc không tốt, người lao động rất dễ tham gia vào công đoàn để bảo vệ quyền lợi cho mình.

Không quen luật. Không quen luật có thể dẫn đến rủi ro nghiêm trọng bao gồm cả tiền phạt rất nặng. Cách tốt nhất là doanh nghiệp hoạt động theo các pháp luật liên quan. Hãy tìm đến luật sư hoặc người hiểu biết để được cố vấn.

Các yêu cầu về thuế. Doanh nghiệp cũng cần am hiểm các khoản thuế liên quan để xác định chi phí thuế và thực hiện tốt nghĩa vụ của mình.

© Saga.vn

• Nguồn nhân lực chất lượng cao quyết định thành công
• Tổng quan hay hãy hiểu đúng đắn hơn về thương hiệu
• Hiểu đúng vai trò của đội ngũ bán hàng
• Các hoạt động marketing với quá trình phát triển sản phẩm mới