Đến DN, xuống các phân xưởng sản xuất đặt câu hỏi: có lập kế hoạch sản xuất không? Chúng ta đều nhận được câu trả lời “có”, nhưng hỏi tiếp: kế hoạch đó có được thực hiện tốt không? Thì câu trả lời sẽ là “không”.

Vấn đề là đâu?

1. Trước khi bộ phận kế hoạch (KH) công ty giao đơn hàng xuống cho các phân xưởng (PX), thử hỏi bộ phận này có đánh giá năng lực sản xuất thực tế của các PX hay không? Đa số đều căn cứ trên năng lực đã được tính toán từ trước, thiếu cập nhật do đó không còn sát với thực tế nữa. Các thông tin về tình trạng thiết bị, số lượng, chất lượng nguồn lao động chưa được trao đổi thường xuyên giữa bộ phận KH và PX đã khiến cho bộ phận KH đưa ra những yêu cầu sản xuất thiếu tính khả thi, vượt khả năng hoặc đôi khi lại chưa khai thác hết năng lực sản xuất của PX.

2. Công tác quản lý vật tư, tồn kho, theo dõi tình hình, tiến độ, chất lượng vật tư cung ứng yếu kém, số liệu tồn kho không chính xác, dòng thông tin liên lạc giữa bộ phận KH và Cung ứng chưa tốt là nguyên nhân khiến cho thời hạn giao hàng bị xác định sai, những thời điểm giao hàng (date line) do bộ phận KH ấn định cho PX hầu như thiếu cơ sở thực tế, mang tính chủ quan nếu không muốn nói là có tính áp đặt. Có trường hợp chưa có vật tư trong kho, chưa xác định được ngày vật tư sẽ nhập kho, nhưng vẫn có được thời hạn giao hàng đưa xuống PX và yêu cầu thực hiện đúng thời hạn.

3. Các PX sau khi nhận được các yêu cầu sản xuất từ bộ phận KH, lại máy móc tính toán ngược từ ngày giao hàng được ấn định trước, lên đến ngày khởi công, căn cứ năng lực của mình mà không cần biết ngày nào thì sẽ bắt đầu được cung ứng vật tư, cũng như tiến độ cung ứng sẽ như thế nào.

4. Hơn thế nữa, tại đa số các PX hiện nay, việc theo dõi tình trạng thiết bị hầu như không có, hoặc có thì không được thực hiện nghiêm chỉnh, công tác bảo dưỡng thiết bị yếu kém, tình trạng máy móc hư hỏng đột xuất thường xuyên xảy ra, cứ hư đâu sửa đó thì làm thế nào có thể tính toán được thời gian sản xuất có thể, từ đó lên được tiến độ sản xuất.

5. Chưa kể việc nắm vững số lượng, chất lượng nguồn nhân lực để phân bổ công việc trong kế hoạch sản xuất cũng chưa tốt, khiến cho việc tổ chức sản xuất không đạt hiệu quả, chưa phát huy năng lực của người lao động, năng suất lao động không cao.

6/ Một yếu tố rất quan trọng cần được nói đến là công tác định mức, đa số các DN quan tâm đến định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhân công, hầu như ít quan tâm tính toán định mức sử dụng công suất thiết bị, năng lượng. Mà đã không có định mức sử dụng công suất thiết bị thì làm thế nào xác định được thời gian sản xuất, năng lực thiết bị cần thiết, số lượng sản phẩm có thể sản xuất được để từ đó lên được một kế hoạch sản xuất khả thi, hiệu quả tránh được các lãng phí trong quá trình sản xuất.

7. Những giới hạn thời gian có thể điều chỉnh kế hoạch (time fences) không được nghiêm chỉnh chấp hành khiến cho kế hoạch luôn bị xáo trộn, thay đổi từ những đơn hàng được gọi là đột xuất, nguyên nhân cũng còn là do công tác dự báo kinh doanh kém.

Đừng hỏi tại sao chi phí sản xuất của DN cao khi còn tình trạng như thế này. Trên đây chỉ là một số yếu tố dẫn đến chất lượng công tác kế hoạch sản xuất của DNVVN kém hiệu quả, và còn nhiều vấn đề khác cần được thảo luận đến trong công tác lập kế hoạch sản xuất, mà ở đây trong giới hạn của một bài viết không thể trình bày hết.

Hiện nay, CBQL trong DN có tâm lý xem nhẹ công tác kế hoạch chỉ vì tính khả thi của kế hoạch không cao, thường xuyên thay đổi, việc theo dõi kế hoạch đã lập không còn thích hợp nữa, do đó đối với CBQL, kế hoạch chỉ làm để đối phó chứ không còn là để theo dõi, thực hiện. Công việc đánh giá hiệu quả thực hiện căn cứ trên kế hoạch đã lập xem như không có. Qui trình PDCA trở nên vô dụng.

Vậy có thể cải thiện công tác kế hoạch sản xuất không? Xin thưa là có.

Với các biện pháp mang tính quản lý: nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, giám sát, quản lý thực hiện kế hoạch sản xuất, song song với những kỹ năng quản lý sản xuất, áp dụng các công cụ quản lý chất lượng cho CBQL, thực hiện tốt việc đánh giá quá trình sản xuất là DN có thể cải thiện công tác kế hoạch trong sản xuất. Hãy tìm đến những phương pháp, công cụ đơn giản nhưng hiệu quả, phù hợp với trình độ năng lực của CBQL, của DN, tránh đi tìm những giải pháp cao siêu, nghe thì “kêu”, nhưng không thể đưa vào áp dụng với trình độ DNVVN Việt Nam hiện nay. Cần đánh giá đúng năng lực, xác định đúng vị trí của DN trước khi đầu tư, ứng dụng bất cứ giải pháp quản lý nào.

• Hãy học cách ngợi khen và phê bình để tạo ra động lực cho nhân viên.
• Hãy xã hội hoá công ty của bạn
• Xu h­ướng th­ương mại điện tử toàn cầu
• E-Marketing: Đường tắt tới thị trường
• Sự công tâm trong quản trị doanh nghiệp!