Để khai thác tiềm năng thông tin trên internet, không chỉ cần những công cụ có thể tìm kiếm và phân loại thông tin mà đặc biệt phải có khả năng kiểm soát tính cập nhật của nguồn thông tin đó. Thông tin trên internet, nhất là trên các báo điện tử, thay đổi và cập nhật hàng ngày, thậm chí hàng giờ. Ngược lại nhiều thông mới được đăng tải có khi lại là những thông tin đã lỗi thời được sử dụng lại.

Khái niệm
Một hệ thống rà soát hỗn hợp bao gồm:
Tập hợp thông tin trên internet.
Các công cụ tìm kiếm, thu nhận, rà soát và xử lý thông tin (các công cụ thông minh).
Người giám định thông tin.
Các công cụ thông minh rà soát các trang web và các nguồn thông tin đã được xác định từ trước, thông báo ngay khi tìm thấy thông tin mới có thể liên quan tới lĩnh vực kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, các công cụ này còn lâu mới đạt được khả năng chọn lọc thông tin hoàn chỉnh. Việc có sự tham gia của con người và giai đoạn chọn lọc thông tin vì vậy là tất yếu. Hệ thống rà soát hoạt động tốt hay không phụ thuộc vào mức độ tương tác khả năng hiệp đồng giữa 3 thực thể trên.
Tình báo kinh doanh hay rà soát thông tin trên internet thực sự là khái niệm mới đối với nhiều nhà quản trị. Để ứng dụng hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ học cách sử dụng công nghệ thông tin mà còn phải thích nghi được với sự thay đổi về văn hoá doanh nghiệp và phương thức hoạt động hoàn toàn mới. Tuy nhiên phương thức mới không có nghĩa là thực hiện một cuộc cách mạng thông tin trong doanh nghiệp. Hệ thống rà soát kinh doanh có thể thực hiện thông qua các công nghệ có sẵn của internet và intranet, việc mà doanh nghiệp phải làm là sử dụng các công nghệ đó sao cho có hiệu quả mà thôi.
Tình báo kinh doanh thông qua internet không xoá bỏ các hoạt động rà soát kinh doanh truyền thống khác của doanh nghiệp. Ngược lại, hệ thống rà soát kinh doanh qua internet bổ trợ cho toàn bộ hệ thống rà soát kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, việc thực hiện một hệ thống qua internet có mức đầu tư rất thấp so với các hệ thống khác. Thứ nhất, nhiều thông tin trên internet được cung cấp miễn phí hoặc rất rẻ (so với các cơ sở dữ liệu thương mại, báo chuyên ngành, chi phí đi lại cho nhân viên…). Thứ hai, các công cụ thông minh thường có giá lắp đặt rất phải chăng. Chi phí lớn nhất có lẽ là việc xác định ban đầu các nguồn thông tin cần rà soát.
Các công cụ thông minh không chỉ tìm kiếm mà còn thông báo ngay khi tìm thấy thông tin quan trọng, sau đó lưu trữ vào máy tính hoặc đăng tải lên mạng nội bộ (intranet) của doanh nghiệp. Như vậy, các thông tin này có thể được tham khảo ngay cả khi hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã ngắt khỏi internet, và thêm nữa, tốc độ đường truyền truy cập của mạng nội bộ thường nhanh hơn mạng internet rất nhiều.
Thiết lập hệ thống
Việc lắp đặt hệ thống rà soát thường do một công ty chuyên môn đảm nhận, thường là công ty tin học hoặc công ty tư vấn. Trước hết, doanh nghiệp cần thiết lập một bảng phân công công việc, nhằm hiểu rõ nhu cầu thật sự của mình, các thứ tự ưu tiên, các hoạt động cần rà soát (rà soát thị trường, rà soát công nghiệp, rà soát pháp lý, rà soát công nghệ, rà soát cạnh tranh,…), phạm vi địa lý cần rà soát (trong nước, quốc tế, khu vực, địa phương,…), phạm vi chuyên môn cần rà soát (sản phẩm, nguyên vật liệu, linh kiện,ểan phẩm thay thế,…), … Những câu hỏi ấy cần có một sự đầu tư thời gian nghiêm túc để có thể tối ưu hoá hệ thống được thiếp lập. 3 bước tiến hành thiếp lập hệ thống là:
- Đào tạo kỹ thuật và nhận thức. Tất cả những người sẽ sử dụng hệ thống đều nên được đào tạo về công nghệ internet và kỹ thuật tìm kiếm thông tin. Các khoá học không chỉ giúp cán bộ hiểu được tiềm năng thông tin của internet mà òcn phải chỉ ra các mặt còn hạn chế. Thông tin trên internet không phải lúc nào cũng có độ tin cậy cao.
- Tìm kiếm. Bước này tập hợp nền tảng của hệ thống, tức là các công cụ sử dụng trong việc rà soát thông tin. Bước này phải được thực hiện bởi các chuyên gia tìm kiếm thông tin (trong nội bộ doanh nghiệp hoặc thuê ngoài) nhằm tránh các hoạt động không có hiệu quả. Mục tiêu là thực hiện một chiến lược thích hợp trên cơ sở sử dụng các công cụ internet:
Thư mục theo chủ đề. Các thư mục này (Yahoo, Nomade, …) có thể được coi là điểm bắt đầu của công việc rà soát. Các thư mục phân chia thông tin theo các ngành nghề, vị trí địa lý, hoạt động…
Công cụ tìm kiếm. Thông qua các công cụ này (HotBot, Alta Vista, Google, …), có thể tìm được các thông tin ít công khai hơn, ít có mặt trên các portal thư mục lớn.
Diễn đàn trực tuyến và trang web cá nhân. Bên cạnh các thông tin chính thức, có nhiều thông tin vệ tinh có thể thu nhận tại các trang web và diễn đàn trực tuyến của người tiêu dùng, nguời sưu tập, … Các thông tin này đôi lúc còn có giá hơn nhiều các thông tin chính thức và có khi bản thân các công ty cũng không nắm được. Để tìm các diễn đàn (forum) trực tuyến, có thể sử dụng công cụ Deja.
- Đăng tải. Sau khi các công cụ thông minh lưu dữ liệu vào máy tính, hệ thống cần một công cụ khác có thể phân loại và đánh số thứ tự cho thông tin nhằm dễ dàng tham khảo trên máy tính nội bộ công ty. Việc lựa chọn công cụ phụ thuộc vào bản chất của thông tin rà soát và vào số lượng người sẽ sử dụng thông tin. Một hệ thống với một máy tính tất nhiên không thể giống với hệ thống gồm 1000 máy tính.
Nhân viên rà soát và thiết bị tin học
Nếu doanh nghiệp đã có sẵn một bộ phận rà soát truyền thống (thường là các tập đoàn lớn), nhân viên rà soát internet cần gắn bó chặt chẽ với bộ phận này. Nhóm nhân viên lý tưởng nhất gồm 3 người:
Chuyên gia tin học, có thể lắp đặt hạ tầng kỹ thuật cần thiết và sửa chữa được các trục trặc kỹ thuật.
Chuyên gia tìm kiếm thông tin, có khả năng tối ưu hoá quá trình lựa chọn thông tin.
Chuyên gia xử lý thông tin, có khả năng xây dựng và tổng hợp cơ sở dữ liệu từ internet và từ các nguồn truyền thống khác, đưa ra nội dung có ích cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Theo 1 báo cáo của Bộ thương mại Mỹ (Tạp chí Challenge), cái gọi là “chiến tranh thông tin” cho tới năm 2005 sẽ đòi hỏi mỗi năm thêm 95.000 chuyên gia về xử lý thông tin và cơ sở dữ liệu.
Đối với các thiết bị tin học, yêu cầu đặt ra là nhanh để xử lý kịp thời dữ liệu thu thập, bền để không làm mất dữ liệu lưu trữ, lớn để đủ dung lượng chứa thông tin và dữ liệu lưu trữ. Điều kiện tiên quyết tất nhiên là một đường kết nối internet có tốc độ cao nhất có thể. Các công cụ thông minh có thể mua, tải về, và cập nhật các phiên bản mới nhất trên internet.
Internet đã làm thay đổi cuộc sống thường ngày của mỗi người cũng như công việc kinh doanh của mỗi công ty. Làm thế nào để biến sự thay đổi theo xu hướng chung đó trở thành lợi thế cạnh tranh và tạo nên giá trị gia tăng, điều đó phụ thuộc vào tầm nhìn của mỗi nhà quản lý.
 

 

Các tin khác

• Nhiệm vụ của chuyên viên tiếp thị
• Chiến lược tiếp thị
• Quản trị công ty - cần thực chất hơn hình thức
• Thời gian thực hiện các kế hoạch chiến lược
• Áp dụng qui luật loài kiến vào kinh doanh