Nếu không có kiến thức cơ bản về quản lý chi phí, thì bạn không thể nào nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của công ty.

Việc tìm giải pháp tài chính tối ưu cho chiến lược phát triển bền vững trong thời kỳ hậu hội nhập luôn là vấn đề nan giải nhất đối với các DN nhỏ và vừa hiện nay. Vì vậy, theo các chuyên gia, một trong những “nước cờ” mà DN nào cũng phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp hơn với khách hàng.

Xác định chi phí trong doanh nghiệp

Tổng chi phí trong doanh nghiệp bao gồm chi phí lao động trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí chung.

1. Chi phí lao động trực tiếp: Là tiền lương và các khoản liên quan trả cho công nhân lao động trực tiếp mà chúng có thể được phân bổ toàn bộ theo lượng thời gian đã sử dụng để tạo ra một đơn vị sản phẩm hoặc để cung cấp một dịch vụ cụ thể.
2. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:

• Giá mua nguyên vật liệu;
• Chi phí tồn trữ;
• Chi phí đặt hàng;
• Tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ;

3. Chi phí chung bao gồm: chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí có thể được xác định là:

• Chi phí biến đổi: là tổng của chúng thay đổi tỉ lệ thuận với mức sản lượng;
• Chi phí cố định: Là chi phí không thay đổi khi mức sản lượng thay đổi.

Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Người quản lý doanh nghiệp cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra quyết định. Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ và tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc kiểm soát chi phí của DN không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị. Đây chính là vấn đề sống còn của DN trong thời kỳ hội nhập.

Hiện nay, giải pháp thông thường mà các DN áp dụng là cắt giảm các khoản chi phí, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhởnhân viên tiết kiệm chi phí.. Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi của DN và nhân viên cho là giám đốc “keo kiệt”. Đặc biệt, vấn đề DN, nhất là những công ty quy mô nhỏ, thường hay gặp phải hiện nay là sự nhầm lẫn giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí và sự lúng túng trong xây dựng ý thức tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến một hệ quả không hay là, DN thường phải loay hoay tốn nhiều thời gian giải quyết phát sinh chi phí ngoài ý muốn. Từđó, khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa.

Chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi DN tuân thủ theo các bước kiểm soát chi phí sau đây. Trước hết, DN phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của DN. Như vậy, DN phải nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty. Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế. Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phảiđược sự tham gia của các phòng, ban khácđể DN chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí. Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể. Ngoài ra, DN phải phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lậpđể dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động. Sau khi điều tra và biết được nguyên nhân biến động chi phí, DN sẽ xác định các chi phí và kiểm soát được của từng bộ phận nhân viên.

Chủ DN phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí cũng như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí, đưa ra các chế độ thưởng phạt hợp lý.

Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí

Làm cách nào để đội ngũ nhân viên ý thức về chi phí và trở nên quan tâm đến việc giảm chi phí? Các cách thức như khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí hay tham gia và trao đổi với nhân viên nhằm nâng cao ý thức của nhân viên về tầm quan trọng của chi phí và kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp.

Tham gia và trao đổi

Bạn cần phải trao đổi với nhân viên về chi phí nếu bạn muốn họ tham gia vào việc kiểm soát chi phí. Không nên cung cấp thông tin dưới dạng báo cáo tài chính khó hiểu cần phải cung cấp đúng lúc đúng chỗ bằng những từ ngữ thích hợp dễ hiểu. Tức là thông tin về chi phí sẽ có hiệu lực hơn nếu nó được nêu ra ngay tại nơi phát sinh chi phí và ngay khi chi phí sắp phát sinh. Nhưng phải thường xuyên thây đổi làm mới các thông báo để tránh việc quá quen thuộc.

Khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí

Cung cấp thông tin phải hồi về ý kiến đóng góp cho việc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của nhân viên để họ thấy rằng nỗ lực của họ được ghi nhận và do vậy vẫn tiếp tục nhiệt tình quan tâm đến việc kiểm soát chi phí. Nếu như người chủ doanh nghiệp không khuyến khích sự quan tâm đến chi phí ngay từ bây giờ, thậm chí khi điều này chưa có tác dụng trực tiếp, thì bạn khó tạo ra được ý thức tiết kiệm chi phí đó của nhân viên khi bạn vô cùng cần đến điều đó.

Nguồn: DN360

• 6 hình thức huy động vốn
• Vay vốn - công việc không dễ dàng!
• 8 bước giúp bạn thành công
• Huy động vốn cho doanh nghiệp địa ốc, cách nào hiệu quả?
• Có mã số thuế cá nhân được lợi gì?