Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phép đầu tư hoặc Giấy phép thành lập và hoạt động ... của Đối tác là tài liệu đầu tiên cần phải có (“GP”); ở đó thể hiện ngành nghề mà LHC có thể biết Đối tác có chức năng thực hiện thỏa thuận theo HĐ hay không.

Loại GP sẽ tùy theo loại hình/ngành nghề kinh doanh đối tác được chấp thuận bởi cơ quan Nhà nước, ví dụ DN bảo hiểm thì được cấp phép bởi BTC. Đối với tổ chức Nước ngoài, tùy quy định của quốc gia đối tác đặt trụ sở mà hình thức cấp phép khác nhau, có thể đó là Certificate of Incorporation, the Articles of Incorporation...

Nhiều HĐ yêu cầu các bên phải có Giấy phép chuyên ngành, bằng cấp hoặc chứng chỉ chuyên ngành / chuyên môn (còn gọi là GP con), điều này thường liên quan đến các giao dịch thiết lập với đối tượng có chuyên môn nghiệp vụ, như là: bác sĩ, luật sư, kỹ sư xây dựng, nhân viên môi giới/thẩm định bất động sản.... Bất kể trong trường hợp này Đối tác là tổ chức hay cá nhân thì yêu cầu về “GP con” là điều cần thiết.

Một số lưu ý quan trọng:

• Người ký HĐ dự kiến không phải là người đại diện theo pháp luật trên GP  thì yêu cầu cung cấp Giấy Ủy Quyền / Quyết Định Bổ Nhiệm
• Giá trị HĐ quan trọng hoặc có giá trị cao, việc yêu cầu xem Điều Lệ để biết được rằng: Với giá trị Hợp đồng như vậy thì có cần thông qua Hội Đồng Quản Trị / Hội Đồng Thành Viên hay không?
• Chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc, nếu ký với chi nhánh thì phải xem Giấy Ủy Quyền cho trưởng chi nhánh, phạm vi hoạt động của chi nhánh.
• Văn phòng đại diện tại Việt Nam thì không được quyền tự thiết lập giao dịch, do vậy chỉ có thể ký HĐ với cơ quan chủ quản của VPĐD đó.
• Đối tác là cá nhân thì đề nghị bản sao Chứng minh thư và/hoặc Passport, các thông tin trên đó phải ghi lại trên HĐ.
• Đối tác là cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, đơn vị sự nghiệp thì cần xem xét các quyết định thành lập và tìm hiểu các tài liệu về vấn đề tài chính và hạch toán.

Việc ký kết HĐ với đối tác không có tư cách pháp lý, bất kể là không có tư cách pháp nhân - đối với tổ chức hoặc không có năng lực hành vi dân sự - đối với cá nhân, có thể ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của HĐ; do vậy việc xem xét cái tài liệu pháp lý đính kèm là công việc rất cần thiết để đảm bảo quyền lợi phía mình.